Det är mycket att tänka på för en ny styrelse. Allt från adressändringar till att tillvarata de tidigare styrelsemedlemmarnas kunskaper och erfarenheter. Här är en checklista på vad som behöver göras. Föreningsstämman är avklarad och en ny styrelse är vald.
Styrelsen kan vara utbytt delvis eller i sin helhet. På det första styrelsemötet ska den nya styrelsen konstituera sig, som det heter. Det innebär att ni inom styrelsen väljer vem som ska inneha ordförandeposten för kommande period, om inget annat står i föreningens stadgar.
Kanske väljs även sekreterare och kassör, men det är bara ordförande som enligt lag måste väljas. Efter det är det viktigt att så snart som möjligt registrera föreningens nya styrelse, ordförande och firmatecknare hos Bolagsverket.
Att registrera den nya styrelsen så fort som möjligt är viktigt. Enligt lagen om ekonomiska föreningar börjar nämligen en ändring i styrelsen att gälla först då anmälan om registrering kommit in till Bolagsverket och får ett diarienummer.
Samma sak gäller för anmälan av firmatecknare. Firmatecknare är den eller de personer som företräder föreningen och har befogenhet att skriva under avtal. Firmateckningen regleras i föreningens stadgar. Vanligast är att hela styrelsen eller två ledamöter tillsammans tecknar föreningens firma.
Styrelsen kan också besluta att en eller flera personer ska kunna teckna firman. Det kan vara personer i eller utanför styrelsen till exempel förvaltare. Dessa personer kallas för särskilda firmatecknare. En ändring av särskild firmatecknare börjar gälla från den tidpunkt ändringsanmälan registrerats hos Bolagsverket.
Smidigast är det att anmäla styrelse, firmatecknare och ordförande i e-tjänsten verksamt. De föreningar som anmäler ändringar elektroniskt får ett meddelande om att ändringen kommit in. Med det underlaget, tillsammans med stämmoprotokollet, kan föreningen sedan till exempel gå till banken och skriva under lånehandlingar, om registreringsbeviset skulle dröja.
Kostnaden för en elektronisk ändring av styrelse och stadgar är kronor jämfört med 1 kronor om styrelsen i stället väljer att ändra via pappersblankett. Gör klart protokollsutdrag och uppdatera fullmakterna med aktuella namn och ta bort de ledamöter som har avgått.
Fullmakter kan till exempel finnas hos banken för konton och krediter eller hos den ekonomiske förvaltaren. Ta kontroll över utlämnade nycklar och över låssystemet. Begär en genomgång av utlämnade nycklar från den tidigare styrelsen.